档案管理制度

   一、总则

   1、为加强宁波市电子商务促进会（以下简称“协会”）档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为协会发展服务，特制定本制度。
   2、协会档案，是指协会从事管理以及开展各项活动直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
   3、协会承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时上传协会官网平台，有条件的归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
   二、文件材料的收集管理
   1、协会指定专人负责文件材料的管理。
   2、文件材料的收集由经办人员负责整理归档。
   3、工作中形成的文字材料，由主办人员收集，交档案管理人员归档。
   三、归档范围
   1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。
   2、本协会的正式发文与有关单位来往的文书，以及与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
   3、本协会的各种工作计划、总结、报告及简报。
   4、本协会聘用人员劳动、工资、福利方面的文件材料。
   5、本协会的大事记及反映本协会重要活动的剪报、照片、视频等（上传公众号和官网进行备案）。
   四、归档要求
   1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
   2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
   3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
   4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
   5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
   6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
   五、档案管理人员职责
   1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
   2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
   3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护协会档案的完整与安全。
   4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。
   六、本制度经秘书处会议2021年8月1日起开始执行。